CONFIGURACIÓN, OPERACIÓN Y CIERRE
Una guía para cada etapa.
GUÍA 01 / CONFIGURACIÓNPrepara tu comunidad.
Antes de registrar movimientos, define la comunidad, el periodo, las categorías y los responsables. Una configuración compartida evita que cada integrante trabaje con criterios distintos.
Comunidad y periodoConfirma la comunidad y el periodo de trabajo. Comprueba que cada integrante sepa dónde registrar y consultar la información.
Categorías acordadasAcuerda las categorías de ingresos y gastos. Define cómo clasificar los conceptos habituales y quién resolverá las dudas.
Responsables definidosDesigna a las personas que registrarán, supervisarán y aprobarán la información. Asigna los roles según sus responsabilidades.
Saldos inicialesReúne los saldos iniciales y los criterios para la reserva. Confírmalos con el responsable de la comunidad antes de empezar.
Consultar la preparación inicial →GUÍA 02 / OPERACIÓNRegistra con orden.
Concilia con criterio.
Registra los movimientos durante el mes, mientras tienes la información a mano. Una clasificación correcta, el comprobante y una nota clara reducen las búsquedas y aclaraciones al preparar el cierre.
Datos comprobadosComprueba comunidad, periodo, fecha, importe y categoría antes de guardar. Si utilizas IA para preparar los datos, revisa los valores propuestos y completa lo que falte.
Comprobantes y notasAdjunta los comprobantes necesarios y añade una nota para explicar ajustes o casos excepcionales. Al extraer datos de una hoja de cálculo, el archivo original no se guarda como respaldo.
Banco y registroCompara el estado de cuenta bancario con los movimientos registrados. Revisa las coincidencias propuestas y cada caso pendiente antes de confirmar la conciliación.
Diferencias pendientesIdentifica qué diferencias requieren una aclaración y quién debe revisarlas. Deja una explicación de los asuntos que continúan pendientes.
Ver las etapas y responsabilidades →GUÍA 03 / CIERREPresenta las cuentas.
Con su respaldo.
Prepara el reporte y las explicaciones que necesita la junta. Las cifras, los documentos y los pendientes deben permitir entender el resultado y los asuntos que requieren una decisión.
Revisión de movimientosRevisa categorías, comprobantes y conciliación bancaria. Aclara las diferencias pendientes o identifica quién debe resolverlas.
Saldos y reservaRevisa los saldos del periodo y la reserva con la persona designada. Confirma que se apliquen los criterios acordados por la organización.
Variaciones relevantesExplica los cambios relevantes frente al periodo anterior o a lo previsto. Consulta los movimientos correspondientes e identifica qué asuntos requieren una decisión.
Presentación a la juntaPresenta el reporte a quienes deben revisarlo y aprobarlo. Conserva una copia y los documentos de respaldo según la política de tu organización.
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